Das Kilometergeld berechnen heißt im Kern: betrieblich gefahrene Kilometer zählen und mit dem amtlichen Satz multiplizieren. Klingt simpel, und das ist es auch, solange du die Höchstgrenze im Blick hast und jede Fahrt sauber im Fahrtenbuch belegen kannst. Genau an diesen beiden Punkten scheitern die meisten Abrechnungen.
So funktioniert das Kilometergeld berechnen im Detail
Der amtliche Satz für den Pkw liegt 2026 bei 0,50 €/km und deckt alle Kosten des Fahrzeugs ab: Sprit, Service, Reparaturen, Versicherung, Abschreibung, Maut, Vignette und Parken. Du kannst neben dem Kilometergeld also nicht zusätzlich den Tankbeleg absetzen. Die Grundrechnung ist immer dieselbe:
Betrieblich gefahrene Kilometer × 0,50 €/km = dein Kilometergeld. Mehr Formel braucht es nicht.
Nimmst du auf einer Dienstfahrt jemanden mit, kommt ein Mitfahrerzuschlag von 0,15 €/km je Person dazu, den du nur für die gemeinsam gefahrene Strecke ansetzt. Für andere Fahrzeuge gelten eigene Sätze, die du beim km Geld berechnen nicht verwechseln solltest:
| Fahrzeug | Satz pro km | Höchstgrenze |
|---|---|---|
| Pkw | 0,50 € | 30.000 km/Jahr |
| Mitfahrer (Zuschlag) | 0,15 € | je Person |
| Motorrad | 0,25 € | – |
| Fahrrad / E-Bike | 0,25 € | 3.000 km/Jahr |
Rechenbeispiel: vom Kilometerstand zur Jahressumme
Nehmen wir eine Selbstständige, die im Jahr 4.200 betriebliche Kilometer mit dem Pkw fährt. Auf einem Teil der Strecken, zusammen 600 km, sitzt eine Kollegin mit im Auto. Das Kilometergeld berechnen wir in zwei Schritten:
- Grundbetrag: 4.200 km × 0,50 €/km = 2.100 €
- Mitfahrerzuschlag: 600 km × 0,15 €/km = 90 €
In Summe ergibt das 2.190 €, die steuerfrei abgerechnet werden können. Ein Kilometergeld-Rechner nimmt dir diese Multiplikation ab und zählt Zuschlag und Höchstgrenze gleich mit – praktisch, wenn du mehrere Fahrten oder Fahrzeuge gegenüberstellst.
Kilometergeld in fünf Schritten berechnen
Betriebliche km erfassen
Nur Dienstfahrten, aus dem Fahrtenbuch
× 0,50 €/km
Amtlicher Pkw-Satz 2026
+ 0,15 €/km Mitfahrer
Je Person und gemeinsame Strecke
Jahressumme bilden
Max. 30.000 km pro Pkw und Jahr
Im Fahrtenbuch belegen
Lückenlos und zeitnah
0,50 €
pro km für den Pkw
0,15 €
Zuschlag je Mitfahrer und km
30.000 km
Höchstgrenze pro Jahr und Pkw
Die Höchstgrenze: ab wann es nicht mehr aufgeht
Beim Pkw sind pro Jahr und Fahrzeug höchstens 30.000 km über das Kilometergeld gedeckt. Fährst du mehr betrieblich, ist der Mehrbetrag nicht einfach verloren – ab dieser Grenze rechnest du aber sinnvollerweise mit den tatsächlichen Kosten statt mit dem Pauschalsatz. Welche Variante günstiger ist, hängt vom Fahrzeug und den realen Ausgaben ab. Im Zweifel klärst du das mit deiner Steuerberaterin oder deinem Steuerberater, bevor du dich für ein Jahr festlegst.
Beim Fahrrad und E-Bike liegt die Grenze bei 3.000 km im Jahr. Wer also viel dienstlich radelt, stößt hier deutlich früher an die Decke als mit dem Auto. Und ganz wichtig fürs Kilometergeld berechnen: Die Grenze gilt pro Jahr und Fahrzeug. Nutzt du mehrere Autos betrieblich, zählst du die Kilometer je Fahrzeug getrennt – über alle Fahrzeuge zusammengezählt kommst du also durchaus über 30.000 km.
Betrieblich oder privat? Worauf es bei den Kilometern ankommt
Beim Kilometergeld berechnen zählen nur betrieblich gefahrene Kilometer. Das sind Fahrten zu Kundinnen und Kunden, zu Lieferbetrieben, zur Bank oder zur Steuerberatung. Bist du selbstständig, gelten auch Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte als betrieblich. Rein private Fahrten lässt du außen vor – sie kommen nicht in die Rechnung und werden im Fahrtenbuch klar als privat markiert. Vermischst du beides, fällt das bei einer Prüfung sofort auf und gefährdet die gesamte Abrechnung. Wie einzelne Fahrten steuerlich genau einzuordnen sind, ist im Detail nicht immer eindeutig – diese Übersicht ersetzt keine individuelle Steuerberatung.
Ohne Fahrtenbuch kein Kilometergeld
Die schönste Rechnung nützt nichts, wenn du die Kilometer nicht belegen kannst. Das Finanzamt erkennt Kilometergeld nur an, wenn ein ordnungsgemäßes, lückenloses Fahrtenbuch dahintersteht. Jede betriebliche Fahrt braucht dieselben Angaben:
- Datum der Fahrt
- Kilometerstand am Anfang und am Ende beziehungsweise die gefahrenen km
- Ausgangs- und Zielort mit Adresse
- Konkreter Zweck oder Kunde, nicht bloß „Termin“
- Eindeutige Trennung von betrieblich und privat
Wichtig: Die Einträge müssen zeitnah entstehen, also am Tag der Fahrt, und dürfen sich nachträglich nicht unbemerkt ändern lassen. Eine Excel- oder Word-Datei wird deshalb nicht anerkannt, weil sie jederzeit überschreibbar ist. Anerkannt sind ein gebundenes Papier-Fahrtenbuch oder eine manipulationssichere digitale Lösung. Aufbewahren musst du die Aufzeichnung sieben Jahre lang (§ 132 BAO).
Fazit
Kilometergeld berechnen ist eine simple Multiplikation: betriebliche Kilometer mal 0,50 €/km, plus 0,15 €/km je Mitfahrende, gedeckelt bei 30.000 km im Jahr. Die eigentliche Arbeit steckt im lückenlosen Fahrtenbuch, denn ohne Beleg bleibt jede Abrechnung angreifbar. Wenn du deine Fahrten ohnehin sauber erfasst, lass dir die Summe gleich ausrechnen – dann stimmt der Betrag auf den Cent.